Cómo hacer una factura: datos obligatorios, IVA, IRPF y plantilla para autónomos

Saber cómo hacer una factura es la base de cualquier actividad por cuenta propia o de una pyme. Una factura bien hecha no solo cobra el trabajo: documenta la operación, permite deducir IVA (cuando proceda), soporta tus modelos fiscales y evita rechazos de clientes o de la Agencia Tributaria. En España, el marco general de las obligaciones de facturación está en el Real Decreto 1619/2012.

Esta guía te lleva del cero a una factura usable: qué datos son obligatorios, cómo numerar, cómo tratar IVA e IRPF, un ejemplo de campos tipo plantilla y los errores que más suelen costar tiempo. Si quieres emitir ya sin pelearte con plantillas, puedes crear tu factura en Fiscora y seguir los pasos del centro de ayuda sobre cómo emitir una factura.

Qué es una factura y cuándo debes emitirla

La factura es el documento que refleja la entrega de bienes o la prestación de servicios en el ejercicio de tu actividad. Como regla general, debes emitir factura cuando el destinatario sea empresario o profesional, y también en otros supuestos que fija la normativa (por ejemplo, cuando el cliente particular la exija para ejercer un derecho fiscal, o en ciertas operaciones). En la práctica diaria de un autónomo, facturar a empresas y a otros profesionales es el caso más frecuente.

Existe la factura completa y la factura simplificada (el antiguo “ticket” en muchos contextos). La simplificada tiene menos datos, pero solo cabe en supuestos tasados (límites de importe y tipos de operación). Si dudas, emite factura completa: suele ser la opción más segura frente a clientes empresariales y frente a tu propia contabilidad.

Datos obligatorios según el RD 1619/2012

El Real Decreto 1619/2012 detalla el contenido de la factura. En una factura completa, estos son los elementos que no puedes olvidar:

• Número y, en su caso, serie: correlativos y que identifiquen de forma única la factura.
• Fecha de expedición (y fecha de la operación si es distinta y resulta exigible indicarlas).
• Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del expedidor (tú).
• Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del destinatario (tu cliente), cuando proceda según el tipo de factura.
• Descripción de las operaciones: bienes o servicios, cantidad y precio unitario sin IVA cuando corresponda.
• Base imponible, tipo impositivo aplicado y cuota repercutida; si hay varios tipos, desglose por tipo.
• Tipo impositivo aplicado y, en su caso, mención a exención o inversión del sujeto pasivo con la referencia normativa adecuada.
• Fecha de la operación si es distinta de la de expedición (cuando la norma lo exija).
• En facturas rectificativas, referencia clara a la factura rectificada y motivo.

Además, si eres profesional obligado a practicar retención de IRPF en la factura (casos típicos de profesionales que facturan a empresas o a otros profesionales), debes incluir la base de retención, el porcentaje y la cuantía retenida. Ese dato no “sustituye” al IVA: convive con él cuando ambas figuras aplican.

Datos del emisor y del cliente

Antes de diseñar ninguna plantilla, limpia tus datos fiscales: NIF correcto, nombre fiscal exacto (como figura en Hacienda), domicilio de la actividad y, si usas nombre comercial, no lo sustituyas por el fiscal en el bloque de identificación. Del lado del cliente, pide el NIF y la razón social por escrito la primera vez; un error de una letra en el NIF puede tumbar la deducción del IVA del destinatario y generarte reclamaciones.

En Fiscora, la ficha de cliente centraliza estos datos para no reescribirlos en cada factura. Si estás empezando, el flujo de cómo emitir una factura del centro de ayuda te muestra dónde se rellenan.

Numeración y series: el orden que no puedes romper

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Puedes usar varias series si hay razones justificadas (por ejemplo, distintos establecimientos, facturas rectificativas, o separación de líneas de negocio), pero dentro de cada serie no puede haber saltos ni reutilización de números. No “reserves” números a mano ni reutilices un número anulado sin un criterio documentado y, cuando proceda, una rectificativa.

• Define al menos una serie ordinaria (por ejemplo, 2026-0001, 2026-0002…).
• Valora una serie específica para facturas rectificativas.
• No borres una factura emitida para “liberar” el número: rectifica o anula según el caso.
• Si cambias de software a mitad de año, planifica la continuidad de la serie o el cierre limpio de la anterior.

Un programa de facturación evita el caos típico de la plantilla suelta: el siguiente número se asigna solo y queda registrado. Eso también te acerca a un sistema preparado para VeriFactu, donde la integridad del registro importa tanto como el PDF bonito.

IVA en la factura: base, tipo y cuota

En el régimen general, la factura debe mostrar la base imponible, el tipo de IVA aplicable y la cuota. Si una misma factura tiene líneas al 21 %, 10 % o 4 %, desglosa por tipo. Si la operación está exenta o no sujeta, indícalo con claridad y con la mención que corresponda; no dejes un vacío que el cliente interprete como “IVA 0 % olvidado”.

Recuerda que el IVA repercutido en tus facturas alimenta el modelo 303. Si la base o el tipo están mal, el problema no termina en el PDF: se arrastra al trimestre. Por eso conviene revisar totales antes de enviar la factura.

Casos especiales que debes señalar

• Inversión del sujeto pasivo: cuando el sujeto pasivo del IVA es el destinatario; la factura debe incluir la mención adecuada.
• Recargo de equivalencia: si tu cliente está en ese régimen y procede, refleja el recargo además del IVA.
• Operaciones intracomunitarias o exteriores: suelen exigir menciones específicas y, a veces, no repercutir IVA español; valida el NIF-IVA y el criterio con tu gestoría.
• Suplidos frente a reembolsos: no confundas conceptos que van fuera de la base con gastos que sí forman parte del precio.

Retención de IRPF en facturas de profesionales

Muchos autónomos profesionales (abogados, consultores, diseñadores, formadores, etc.) deben incluir retención de IRPF cuando facturan a empresas u otros profesionales. El porcentaje depende de tu situación (porcentaje general o el reducido de nuevos autónomos en los periodos que marque la norma). La factura suele mostrar:

1. Base imponible de la operación (y el IVA si corresponde).
2. Porcentaje de retención de IRPF aplicable.
3. Importe retenido.
4. Total a pagar = base + IVA − retención (esquema habitual en muchas facturas de profesionales).

Esa retención la ingresa tu cliente en Hacienda; tú la reflejas en tus pagos fraccionados y en la declaración de la renta. Para el seguimiento trimestral, revisa la guía de ayuda del modelo 130. Si no estás obligado a retener (por ejemplo, ciertos comercios o actividades en las que no aplica), no inventes un porcentaje “por si acaso”: o corresponde o no corresponde.

Ejemplo y plantilla de campos

Imagina un consultor autónomo que factura a una pyme un servicio de 1.000 € + IVA 21 %, con retención de IRPF del 15 %. La estructura de importes quedaría así (cifras redondas de ejemplo, no una “media del sector”):

• Base imponible: 1.000,00 €
• IVA 21 %: 210,00 €
• Retención IRPF 15 %: −150,00 €
• Total a pagar por el cliente: 1.060,00 €

Una plantilla de factura de autónomo útil incluye, como mínimo, estos bloques de campos:

1. Cabecera: logo opcional, título “Factura”, número/serie y fecha.
2. Emisor: nombre fiscal, NIF, domicilio, email/teléfono de contacto.
3. Cliente: nombre fiscal, NIF, domicilio.
4. Líneas: descripción, cantidad, precio unitario, importe de línea.
5. Totales: base, tipos de IVA, cuotas, retención IRPF si aplica, total.
6. Pie: forma de pago, IBAN, vencimiento, notas legales (exenciones, ISP, etc.).
7. Archivo: PDF o envío desde el software, con copia conservada.

Puedes montar esa plantilla a mano una vez, pero el riesgo de error crece con el volumen. En Fiscora la plantilla ya está estructurada: eliges cliente, añades líneas, aplicas IVA/IRPF y generas el documento listo para enviar. Empieza en crea tu factura o regístrate si aún no tienes cuenta.

Paso a paso para emitir tu primera factura

1. Configura tus datos fiscales de emisor (NIF, domicilio, régimen de IVA e IRPF).
2. Alta del cliente con NIF y razón social verificados.
3. Elige serie y deja que el sistema asigne el número correlativo.
4. Describe el servicio o producto con claridad (el cliente y tu yo del futuro lo agradecerán).
5. Aplica el tipo de IVA correcto y, si procede, la retención de IRPF.
6. Revisa bases, cuotas y total a pagar.
7. Expide y envía la factura; conserva la copia.
8. Registra el cobro cuando llegue y archiva el justificante bancario si lo usas para conciliar.

El centro de ayuda detalla el flujo en cómo emitir una factura y cómo enviar una factura. Si te equivocas en un dato tras emitirla, no reescribas el PDF a escondidas: usa una factura rectificativa o el procedimiento que indique tu gestoría.

Errores frecuentes al hacer una factura

• NIF o razón social del cliente incorrectos o incompletos.
• Saltos en la numeración o series mezcladas sin criterio.
• Tipo de IVA equivocado o falta de desglose cuando hay varios tipos.
• Olvidar la retención de IRPF cuando es obligatoria (o ponerla cuando no lo es).
• Descripción genérica del tipo “Servicios profesionales” sin detalle suficiente para el cliente o para una revisión.
• Fecha de operación omitida cuando es distinta de la de expedición y resulta exigible.
• Modificar una factura ya enviada en lugar de rectificar.
• No conservar la factura o enviarla solo por un canal del que no queda rastro.

Muchos de estos errores se detectan al cuadrar el trimestre o cuando el cliente pide la factura para su modelo 303. Un software con validaciones básicas (NIF, totales, correlativos) reduce el riesgo. Si además registras gastos en el mismo sitio, el cierre trimestral duele menos. Para profundizar en deducciones, ve a gastos deducibles del autónomo.

Factura electrónica y VeriFactu: lo que viene después

Hacer bien la factura “clásica” es el primer escalón. Encima llegan dos capas de cumplimiento que conviene no mezclar: VeriFactu (integridad del registro del sistema informático de facturación frente a la AEAT) y la factura electrónica obligatoria B2B de la Ley Crea y Crece (intercambio electrónico estructurado entre empresas y profesionales). Si tu software ya te obliga a rellenar bien NIF, bases y numeración, estás más cerca de ambas.

Puedes configurar el enfoque Veri*Factu desde el centro de ayuda (cómo configurar Veri*Factu) y revisar precios según el tamaño de tu actividad. Empresas y autónomos tienen páginas específicas: empresas y autónomos.

Checklist antes de pulsar enviar

• Número/serie correlativos y fecha correctas.
• Datos fiscales tuyos y del cliente revisados.
• Descripción clara de cada línea.
• Base, IVA y (si aplica) retención de IRPF cuadran con el total.
• Menciones legales necesarias (exención, ISP, etc.).
• Forma de pago e IBAN visibles si cobras por transferencia.
• Copia conservada en tu sistema o archivo.

Con esa lista, una plantilla de factura de autónomo deja de ser un documento “bonito” y pasa a ser un documento útil. Si prefieres no mantener plantillas a mano, crea tu factura en Fiscora y dedica el tiempo a tu trabajo, no a pelearte con el formato.