Factura electrónica obligatoria B2B: Ley Crea y Crece, plazos y cómo prepararte

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B) es uno de los cambios más relevantes de la facturación en España en esta década. No se trata solo de “pasar el PDF por correo”: el marco de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Crea y Crece), desarrolla un sistema en el que las facturas entre operadores económicos deben emitirse, transmitirse y poder consultarse en formato electrónico estructurado, con reglas técnicas y plazos concretos.

Si eres autónomo o pyme, esta guía resume el marco oficial, los calendarios publicados, la diferencia con VeriFactu y cómo organizar tu día a día para llegar a tiempo. El objetivo no es sustituir a tu asesoría, sino darte un mapa práctico y enlaces a las fuentes oficiales para que puedas decidir con información clara.

Qué es la factura electrónica obligatoria B2B

En el ámbito B2B, “factura electrónica obligatoria” significa que, cuando facturas a otra empresa o profesional (y viceversa), la factura debe intercambiarse en un formato electrónico válido según la normativa de desarrollo, no solo como imagen o PDF no estructurado. El impulso legislativo viene de la Ley Crea y Crece, que busca acelerar el crecimiento empresarial y, entre otras medidas, reducir la morosidad comercial mediante un mejor seguimiento de las facturas y de sus estados de pago.

En la práctica, el sistema combina tres piezas: la obligación legal de emitir e intercambiar facturas electrónicas entre empresas y profesionales; un reglamento técnico que define formatos, interoperabilidad y comunicación de estados; y un calendario de implantación por tramos de volumen de facturación y tipo de obligado. Para autónomos y pymes, lo importante es entender a qué tramo perteneces y qué deberás poder hacer cuando te llegue la fecha: emitir, recibir, conservar y, en su caso, comunicar el estado de la factura.

• Emisión electrónica hacia clientes empresariales o profesionales cuando la obligación te resulte aplicable.
• Recepción y tratamiento de facturas electrónicas de tus proveedores en el mismo marco.
• Conservación y trazabilidad del documento electrónico (no solo del PDF visual).
• Comunicación de estados (por ejemplo, aceptación o pago) según el calendario y el tipo de obligado.

Marco normativo: Ley Crea y Crece, RD 238/2026 y Orden HAC/1028/2026

La base política y legal de la obligación está en la Ley 18/2022 (Crea y Crece). Esa ley dejó pendiente el desarrollo reglamentario: es decir, hacía falta concretar formatos, excepciones, plazos y el funcionamiento de las plataformas. Ese desarrollo se ha articulado, entre otras normas, en el Real Decreto 238/2026 y en la Orden HAC/1028/2026.

Real Decreto 238/2026

El RD 238/2026 (BOE-A-2026-7295) desarrolla el reglamento de la factura electrónica entre empresarios y profesionales. En él se concretan aspectos como el ámbito de aplicación, las vías de emisión y recepción (solución pública y plataformas privadas interoperables), los requisitos de formato y la lógica de estados de la factura. Es la norma de referencia para entender “qué” debe cumplirse a nivel de sistema.

Orden HAC/1028/2026

La Orden HAC/1028/2026 (BOE-A-2026-20587) aporta el desarrollo técnico y el anclaje de plazos. Su entrada en vigor el 6 de octubre de 2026 es el punto de partida del calendario de implantación: a partir de esa fecha se cuentan los periodos que fijan cuándo cada grupo de obligados debe estar operativo. Si trabajas con tu gestoría o con un proveedor de software, conviene anotar esa fecha como referencia del “día cero” del despliegue.

Además del BOE, la Agencia Tributaria publica un calendario de implantación de la factura electrónica que resume de forma operativa los hitos. Úsalo como checklist visual, pero contrastándolo siempre con el texto oficial de la orden y del real decreto.

Plazos y calendario oficial (2027–2029)

Los plazos de la obligación de emitir y recibir factura electrónica B2B se articulan por volumen de operaciones y, para la comunicación de estados, también por el tipo de persona (jurídica o física). Según el calendario anclado a la entrada en vigor de la Orden el 6 de octubre de 2026:

• Desde el 6 de octubre de 2027: obligación para quienes tengan un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros (criterio del artículo 121 de la Ley del IVA).
• Desde el 6 de octubre de 2028: obligación para el resto de empresarios y profesionales.
• Comunicación de estados: 2027 para los obligados de mayor volumen; 2028 para el resto de personas jurídicas; 2029 para las personas físicas.

En la práctica, muchas pymes y autónomos caerán en el tramo de 2028 para la emisión/recepción y, si eres persona física, en 2029 para la comunicación de estados. Las empresas grandes y grupos con elevado volumen deben anticiparse a 2027. No inventes umbrales propios: el volumen de operaciones se determina con las reglas del IVA (artículo 121 LIVA) y tu asesoría puede ayudarte a confirmar en qué tramo estás.

Cómo leer el calendario sin confundirte

Es frecuente mezclar tres relojes distintos: (1) la entrada en vigor técnica de la Orden (6 de octubre de 2026), (2) la fecha en la que tú debes emitir y recibir facturas electrónicas B2B, y (3) la fecha en la que debes comunicar estados. Puedes estar obligado a facturar electrónicamente antes de tener que reportar todos los estados, o al revés según tu perfil. Por eso conviene mirar el calendario de la AEAT con tu NIF, forma jurídica y volumen delante.

También es útil planificar con margen: aunque tu obligación formal sea en 2028, tus clientes grandes pueden pedirte factura electrónica antes porque ellos sí están en el primer tramo. Igual que ocurre hoy con formatos de compra o portales de proveedores, la presión comercial a veces adelanta la presión legal.

Diferencia con VeriFactu: no es lo mismo

Uno de los errores más habituales es pensar que “VeriFactu ya es la factura electrónica obligatoria”. No. Son obligaciones distintas que pueden convivir en el mismo programa de facturación, pero responden a problemas diferentes.

• VeriFactu (sistemas informáticos de facturación / SIF): integridad del registro, huella, encadenamiento, QR y remisión de registros a la Agencia Tributaria. Habla de cómo tu software genera y protege el registro de facturación.
• Factura electrónica B2B (Crea y Crece): intercambio electrónico estructurado de la factura entre empresas y profesionales, con interoperabilidad y, en su momento, estados. Habla de cómo envías y recibes la factura frente a tu contraparte.

Puedes cumplir VeriFactu emitiendo una factura “clásica” en PDF con QR y registro a la AEAT, y aun así necesitar más adelante un canal de factura electrónica estructurada para B2B. Y al revés: un intercambio electrónico entre empresas no sustituye por sí solo los requisitos de integridad del SIF. En Fiscora trabajamos ambos frentes desde el producto: puedes crear tu factura con flujos preparados para el cumplimiento español y revisar el enfoque VeriFactu en la página de VeriFactu.

Formatos, solución pública y plataformas privadas

El reglamento prevé que puedas operar a través de una solución pública y/o de plataformas privadas que cumplan los requisitos de interoperabilidad. La idea de fondo es que no quedes atrapado en un silo: si tu cliente usa una plataforma y tú otra (o la solución pública), el documento debe poder circular con reglas comunes.

Qué debes exigir a tu software

1. Capacidad de generar la factura en el formato electrónico exigido, no solo un PDF visual.
2. Canales de envío y recepción alineados con la solución pública o con plataformas privadas interoperables.
3. Conservación del documento electrónico y de la evidencia de transmisión.
4. Preparación para comunicar estados cuando te corresponda según el calendario.
5. Coherencia con VeriFactu / SIF si también estás obligado a usar un sistema informático de facturación conforme.

Si hoy facturas con hojas de cálculo, plantillas Word o herramientas que solo exportan PDF, el salto no es cosmético: implica datos estructurados (NIF, líneas, bases, cuotas, fechas, identificadores) y un flujo de intercambio. Por eso muchas organizaciones adelantan la migración a un programa de facturación antes de que el plazo les pille con la contabilidad a medias.

Excepciones y casos delicados (simplificadas y B2C)

No todas las operaciones entre “personas” entran igual en la obligación B2B. El núcleo de la Ley Crea y Crece y su desarrollo apunta a las relaciones entre empresarios y profesionales. Las facturas a consumidores finales (B2C) y las facturas simplificadas requieren lectura cuidadosa de la norma: no asumas que “todo ticket de caja” o “toda venta a particular” queda automáticamente dentro del mismo régimen de factura electrónica B2B estructurada.

También hay que distinguir entre:

• Factura completa vs. factura simplificada: los datos mínimos y el uso permitido no son los mismos (ver el Real Decreto 1619/2012 sobre obligaciones de facturación).
• Operaciones con particulares: suelen quedar fuera del núcleo B2B, pero tu sector o tus clientes empresariales pueden pedirte procesos distintos.
• Operaciones con la Administración: la factura electrónica hacia el sector público ya tenía un recorrido propio (FACe y normativa específica); no lo mezcles sin más con el nuevo B2B privado.

Cómo prepararte paso a paso

Aunque tu fecha límite formal aún no haya llegado, puedes avanzar sin drama. Un plan sencillo para autónomos y pymes:

1. Confirma tu tramo: volumen de operaciones (¿más de 8 millones?) y si facturas como persona física o jurídica.
2. Inventaria a quién facturas: qué porcentaje es B2B y qué clientes grandes ya piden formatos electrónicos.
3. Ordena tus datos maestros: NIF correctos, direcciones fiscales, series de facturación y correos de recepción.
4. Elige herramienta: un software que cubra emisión diaria, VeriFactu y la evolución hacia factura electrónica B2B.
5. Prueba el flujo completo: crear factura, enviarla, archivarla y localizarla meses después.
6. Alinea con tu gestoría: modelos fiscales (303, 130) y criterios de gastos.

Si todavía estás aprendiendo lo básico de emisión, empieza por la guía cómo hacer una factura y por el artículo del centro de ayuda cómo emitir una factura. La factura electrónica B2B no perdona datos mal puestos: NIF erróneo, serie rota o bases que no cuadran se convierten en rechazos automáticos.

Cómo te ayuda Fiscora

Fiscora es un programa de facturación pensado para autónomos, pymes y gestorías en España. Puedes crear facturas con IVA e IRPF, llevar gastos, preparar revisiones fiscales y trabajar con capacidades VeriFactu. La idea es que no tengas una herramienta para “el día a día” y otra distinta para “el cumplimiento”: el mismo flujo te sirve para emitir hoy y evolucionar hacia los requisitos B2B.

• Emisión clara para autónomos y empresas, con numeración y datos fiscales ordenados.
• Enfoque VeriFactu: integridad del registro, QR y remisión según la configuración de tu organización (cómo configurar Veri*Factu).
• Centro de ayuda con pasos concretos para enviar una factura o gestionar una factura rectificativa.
• Planes transparentes en precios para elegir según el tamaño de tu actividad.

Checklist rápida antes de tu plazo

• He leído el RD 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026 (o un resumen contrastado con mi gestoría).
• Sé si mi obligación de emisión/recepción es 6/10/2027 o 6/10/2028.
• Sé cuándo me aplica la comunicación de estados (2027 / 2028 / 2029).
• Distingo VeriFactu (SIF / AEAT) de la factura electrónica B2B (intercambio entre empresas).
• Mis datos de clientes y proveedores están limpios (NIF, razón social, email).
• Tengo un software capaz de emitir, archivar y evolucionar al formato electrónico estructurado.
• He revisado excepciones (simplificadas, B2C) sin asumir atajos.

Si además quieres ordenar la parte fiscal cotidiana — IVA trimestral, pagos fraccionados o gastos deducibles — combina esta guía con gastos deducibles del autónomo y con el centro de ayuda. La factura electrónica obliga a más disciplina de datos; esa misma disciplina te ahorra cuadrar el trimestre a última hora.

Resumen práctico para autónomos y pymes

La factura electrónica obligatoria B2B no es un trámite aislado ni un “modo” que se activa un domingo. Es un cambio de canal: de documentos sueltos a un intercambio electrónico con reglas. La Ley Crea y Crece marcó el rumbo; el RD 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026 fijan el cómo y el cuándo. VeriFactu sigue siendo otra pieza del puzzle del cumplimiento. Con un programa como Fiscora, registro temprano y datos maestros limpios, llegas a tu fecha con el trabajo ya hecho en el día a día — no en una migración de urgencia.